En este ejercicio crearemos utilizando la información almacenada en una tabla Excel y a través de la herramienta Combinar Correspondencia los boletines de nota imaginarios de dos grupos de primero de bachillerato. También emplearemos la herramienta Wordart y crearemos un hipervínculo.
1. Crear la cabecera del boletín
- La cabecera ha de incluir en su parte izquierda los datos del centro (Nombre del centro, dirección, número de teléfono, fax y dirección de correo electrónico.
- En la parte derecha se mostrará el logo del instituto.
- Aplica un estilo atractivo al texto de la cabecera.
- La dirección de correo ha de comportarse como un hipervínculo que abra el editor de correos electrónicos.
2. Crea una hoja Excel con los datos a combinar
- La primera fila de la tabla ha de contener los encabezados de todos los registros.
- Ten en cuenta que en el boletín se debe distinguir entre alumnos y alumnas. Debe
aparecer la siguiente información:
- Apellido y nombre del alumno.
- Grupo
- Nombre de cada una de las diez asignaturas que cursa el alumno y que pueden no ser las mismas para todos los alumnos de la clase.
- Faltas en cada una de las materias.
- Calificación en cada una de las materias.
- Observaciones.
- Nombre del tutor.
- La tabla debe contener al menos diez alumnos que pertenecerán a dos clases diferentes
con tutores distintos.
- Guarda el resultado con el nombre datosboletin.xlsx
3. Crea el cuerpo del boletín
- Esta es la parte más importante del ejercicio. Diseña el boletín para que se muestre la
información contenida en la tabla Excel de forma clara.
- Ten en cuenta que hay datos que siempre serán los mismos y otros que irán cambiando
en cada uno de los boletines.
- Una vez que tengas el modelo de boletín utiliza la opción Iniciar combinación de correspondencia del
menú Correspondencia para seleccionar la tabla Excel desde la cual se van a leer los datos.
- Selecciona Paso a paso por el asistente para combinar correspondencia>Selecciona el tipo de documento>Siguiente>Seleccione los destinatarios>datosboletin.xlsx>Hoja1>Aceptar.
- En la tabla selecciona solo los alumnos del curso correspondientes al grupo 1º A por ejemplo y desmarca el resto>aceptar>Siguiente.
- Coloca el cursor en el Boletín después de la palabra Alumno>Más elementos>En la ventana emergente, selecciona el campo Alumno>Insertar>Cerrar. A continuación coloca el cursor después de grupo>Más elementos>Grupo>Insertar>Cerrar. Así en todos los lugares del boletín donde deben incluirse los datos de la hoja de cálculo que hemos preparado.
- Una vez insertados todos los campos combinados en el boletín, en el paso 6 del asistente>Editar cartas individuales>Todas>Aceptar.
- Se generarán todos los boletines de los alumnos con los campos rellenos con los datos de la Excel.
- Guarda el resultado con el nombre boletines1ºA.docx. o con formato PDF.
- Repite el proceso para obtener los boletines del grupo 1ºB y guarda el archivo con el nombre boletines1ºB.docx.
- Aquí puedes ver un ejemplo de cómo debe quedar el boletín de notas terminado.
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